档案收集整理制度是对产生的档案资料的收集、整理和存档的依据标准。建立完善的档案管理系统和档案管理规程，对于提高工作效率，建立具有一定特色、体现科学发展要求的档案管理体系，对于进一步深化档案政策制度调整改革，全面推进和加强档案行业发展，具有十分重要的意义。

　　企业科技档案是企业科学研究的轨迹，是企业科研成果转化为现实生产力的基础。随着改革开放的深入和社会主义市场经济的发展，更进一步促进了企业科技档案的利用，从而对加强企业管理，提高管理水平，降低消耗，提高经济效益产生了积极作用，企业档案部门应加强科技档案的收集与整理等基础工作。

　　而人事档案的收集和整理关系到档案信息的准确与否，关系到培养人、选拔人的决策正确与否。人事档案作为历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据，要在改革发展的大潮中把握时代形势，必须紧密依托当前正在进行的市场经济和国家机构改革工作，构建人事档案信息动态收集整理体系，不断焕发人事档案的生命力和活力。

　　一、当前档案材料收集中存在的问题

　　（一）档案材料收集不够及时。一些用人单位负责档案管理工作的人员，工作责任心不够强，对人事档案信息更新的不够及时，很多档案信息还是多年前的状态。有的档案材料还是在人员调动和辞职时，在有关单位和个人的要求下突击完善的，档案材料不能实时补充和完善。

　　一些单位在人才流动的过程中，人员档案传递的不够及时，原单位没有及时给新单位传递档案，新的用人单位又需要及时为流动人才建立档案，用于上工资、建立薪酬机制，加强培训和管理，这就导致了原单位档案未转递，新的用人单位又重复建立的问题发生，而新建立的档案对工作人员之前的个人信息材料不能够及时补充，存在缺失的现象。

　　（二）存在档案材料收集不实的现象。随着市场经济的发展人才流动越来越频繁，一些人才到了新单位后，不如实汇报个人的信息，新的用人单位由于人力有限的问题，存在工作作风不实的现象，没有认真地核实流动人才的个人信息，导致了一些流动人才到了新单位建立新档案之后，收集的档案材料信息不够准确。

　　（三）档案材料管理比较混乱。一些单位工作人员流动比较经常，而人才调转和辞职手续不够完整，有的甚至是不辞而别，原单位本着为工作人员负责的精神，不能够随便处置辞职人员的档案。

　　但是这些辞职人员也不及时回来联系，并积极协调调转档案，导致了这些档案材料处于呆滞的状态。新旧用人单位交接程序和机制不够完善，一些人力资源管理部门工作人员责任心缺失，导致档案信息更新不及时，缺乏严密的审档机制，借用、查阅、流转手续不完善，档案材料管理不够严密，档案材料信息保密不够严格，甚至存在随意涂改信息的问题。

　　二、加强档案材料收集与整理的对策措施

　　（一）提高人事档案的连续性，使其成为记载人事成长的核心轨迹。要加强对流动人才档案管理的组织领导。人社部门要及时制发《实施细则》。各用人单位要结合本单位实际情况，制定相应的流动人才档案信息网络建设实施细则。

　　用人单位要及时成立领导小组，搞好新旧单位人事档案管理的对接。用人单位要依托人力资源管理部门成立人才档案管理领导小组，具体负责公司所有人员的档案信息及网络建设工作。

　　应组织协调有力，能够切实解决档案信息网络建设所需要的人员、设备和经费等实际问题，确保按未来发展要求完成人才档案信息建设任务。从现有的人事档案体例来看，反映人事历史和现实情况的依据性材料主要是任免表、任职工作表和部分学习培训材料。

　　假设一名工作人员平均每三年晋升一职，那么在档案中反映这三年中人事成长经历的就只有一纸履历表，因而不能全面反映工作人员这三年中的真实情况，具有相当大的局限性和断层性。

　　要通过加大对工作人员档案材料的动态收集，依据共工作人员的实际情况，探索对工作人员的科学考评体系，并把考评表定期收集到人事档案中。普通工作人员每年考评一次，中层以上领导每二至三年考评一次，考评结果记入人才考评登记表，并装入本人档案。

　　据此我们可以推断，一名刚入职的工作人员在成长为中层领导的过程中，要形成大约十份左右连续的考评登记表。这样一来，一名企事业工作人员的历年表现和成长轨迹就能在档案中得到连续的反映，各类人才的历史情况将更加翔实，更加丰富，起到阅卷即可识人的效果。

　　（二）加强档案材料收集的正规化、信息化建设。人才档案是由具有保存、查考价值的文字、图表、声像等凭证性材料构成的。但是，由于技术和观念方面的原因，一些用人单位的流动人才档案一直以来仅仅指的是纸质的案卷。随着时代进步和科技的创新，流动人才频率逐渐加剧，原有的纸质档案已经不能全面反映各类人才的现实和历史表现，进而导致人事档案利用率偏低，生命力和活力不足。

　　面对这种情况，各用人单位要树立“大档案观”，突破纸质档案的束缚，建立集声、像、图、表等为一体的立体信息档案。积极构建具有“声像文件”功能的档案管理平台，正好为档案管理的正规化、信息化提供了这个平台。

　　用人单位通过建立信息化的档案管理平台，利用录音、录像和其他媒介记录人才考评过程的关键环节，既有助于加强对考评过程的监督，更有利于直接反映工作人员在考评中的表现，并且为以后考察培养人才提供直接的、近乎面对面的场景。

　　当用人单位在系统中保存了人才历次考评的场景，那么呈现在用人单位档案利用者面前的便是一部各类人才成长的纪录片。把立体的信息影音信息和纸质档案结合，就能全方位的反映一名人才的信息，也能够很好地克服新旧用人单位交接档案过程中的不便和纰漏。

　　（三）提高人事档案材料收集管理人员的综合素质和责任心。通过人事档案的严密管理加强对人才的考评是公司正规的主要优点、缺点及特长，考评项目的档次评定意见和培养使用建议。记录此过程可有利于加强对考评过程的监督，并全面反映工作人员的优缺点。

　　（四）提高人事档案管理人员的综合素质和责任心。通过人事档案的严密管理加强对人才的考评是公司正规化、制度化建设的集中反映。为了全面提高企事业档案专职管理人员的业务素质和管理水平，使档案管理岗位专业化、规范化，各类用人单位要强化人力资源管理部门人员的责任心，探索对国内企事业单位档案专职管理人员进行岗位培训，考试合格发给“岗位合格证书”，实行持证上岗制度，逐步实行持证上岗。

　　为了认真开展这项工作，抓好在岗专职档案管理人员的岗位培训和持证上岗制度的落实，培养对象为从事企事业各级图档库(室)的领导及专职档案管理人员。培训内容为公司经济法与人力资源档案管理法规；档案基本建设管理程序及文件材料；档案保护技术；公共关系学；档案现代化管理。

　　通过培训使得企事业档案管理人员对流动人才的档案高度重视，能够了解档案专业的基本知识，熟悉档案法规。了解企事业人事档案管理和国内企事业单位档案管理的基本知识，熟悉国家、地方政府和企事业的档案管理的政策、法规。了解计算机应用、网络信息的知识。熟悉本单位和本部门建设的历史与现状。掌握人事档案管理和工作程序。

　　（五）加强对档案信息的保密。负责传递档案和接收管理人事档案的单位，要严格执行信息系统安全保密规定，切实做好档案信息网络的安全保密工作，并结合本单位实际，建立档案信息网络安全保密制度；在企事业人事档案信息网络上提供查询的档案信息，必须经过本单位领导和有关程序的审查批准；人才在流动过程中档案信息数据库和网络终端必须采取严格有效的技术加密措施。

　　总之，人才流动有利于提高经济活力并形成人才集聚优势，但是相关的人才流动档案管理方法和制度机制更应该尽早完善，通过逐步完善对流动人才档案的规范管理，为各类人才的流动和发展提供有力的保障。

　　科技档案整理与收集

　　一、科技档案的收集工作

　　档案的收集工作，是档案室开发业务工作的起点和基础，没有收集工作就没有档案工作的范围和对象，就无从谈起各项管理工作，更不能实现集中统一管理。要做好收集工作，首先要把科技文件材料的形成、积累纳入企业管理工作程序，纳入生产、科研、基本建设的工作计划，制定出相关管理办法，建立、健全归档制度。具体的收集工作应按科技文件材料归档制度的内容划定归档范围来进行收集。

　　企业要归档的科技文件材料的内容如下：

　　一是本企业内部形成的文件材料；

　　二是本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；

　　三是本企业派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料；

　　四是本企业所属单位(包括投资的全资、控股、参股企业)应向本企业提交的文件材料；

　　五是本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；

　　六是本企业执行、办理的外来文件材料。企业归档范围要在实践中不断完善，要根据上级的有关标准、规定，结合本公司的实际情况适时修订使之更具体、更完善。档案管理人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中的各个环节与部门的关系，同时要不断提高全员档案知识，实现全方位管理。

　　二、科技档案的整理工作

　　科技档案的整理工作是科技档案提供利用的基础和前提条件。科技档案只有经过科学整理，实现系统化和条理化才能保持它内部相互之间的有机联系，科技档案整理得是否科学，将直接影响到对它的利用。

　　企业科技档案应按照GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理组卷，组卷应该遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用，及时为企业的各项活动提供利用。科技档案整理、编目步骤如下：

　　(一)案卷内科技文件材料的排列

　　一是科研课题按准备阶段，研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列：二是基建项目、工程设计项目、工程施工项目和地质项目按依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程竣工验收等排列；三是设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列、随机图样也可单独组卷；四是案卷内文件材料排列要求文字材料在前，图样在后。

　　(二)案卷封面的编制

　　一是案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。外封面印制在卷皮的正表面，内封面排列在卷内目录之前；

　　二是案卷题名，案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等；

　　三是编制单位，填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者：四是编制日期，填写案卷内文件材料的起止日期；

　　五是保管期限，填写其划定的保管期限；

　　六是密级，依据保密规定填写；

　　七是档号，填写档案的分类号和案卷顺序号；

　　八是档案馆(室)代号，填写国家给定的本档案馆(室)的编号；

　　九是缩微号，填写缩微号时给定本案卷的编号。

　　(三)页码的编制

　　一是案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号：二是页号编定位置。单面书写文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号；三是成套图样或印成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可以代替卷内目录，不必重新编写页号，与其他科技文献组成一卷的。

　　应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页号：四是案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。

　　(四)卷内目录的编制

　　一是顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注；二是文件材料题名，亦称文件标题，填写文件材料标题的全称：三是文件编号，填写文件的文号或图样的图号；四是责任者，填写文件材料的直接编制部门或主要责任者；五是日期，填写编制文件材料的年、月、日；六是页次，填写每份文件材料首页上标注的页号：七是卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。

　　(五)卷内备考表的编制

　　一是卷内备考表要标明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题：二是卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。

　　总之。科技档案的作用在企业生产经营中的地位越来越显著，只有认真做好科技档案的收集与整理等工作，不断提高科技档案的案卷质量，有效地服务于企业的生产经营管理活动，才能实现档案工作与企业的同步发展。