基本建设项目档案管理制度是保证项目档案工作质量的前提。各基本建设项目都应根据国家、行业有关文件、规范、标准，结合本项目的实际建立健全档案管理制度。必须建立归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设项目单位还应编制档案分类大纲，以指导竣工档案的编制、整理工作。同时建立的档案整理验收标准也是为了更加规范的验收项目的成果。

　　工程建设从项目提出、筹备、勘探、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等资料，都属于竣工资料收集、整理、归档的范围，是国家的宝贵财富，是项目建成后进行生产、维修、改造扩建、事故处理和拆除的必查文件资料，也是工程建设进行竣工验收的必备文件。因此，完整准确地整理好竣工资料，意义重大。

　　工程档案专项验收程序及过程

　　档案专项验收程序

　　①项目法人向验收主管部门报送档案自检报告和档案专项验收申请。

　　②验收组织单位成立档案专项验收组。

　　③组织专项验收会听取项目法人自检报告，监理审核报告，或受委托单位的对档案检查评定意见。

　　④查看施工现场，了解工程建设情况。

　　⑤抽查档案整理、整编情况。

　　⑥形成档案专项验收意见。

　　档案专项验收意见

　　①工程项目简介。

　　②工程档案管理情况。

　　A工程档案管理组织、人员、制度建立情况

　　B工程档案收集、整编及质量与数量

　　C工程档案完整、准确、系统性评价

　　D竣工图的编制质量与整编情况

　　③存在问题及整改要求。

　　④验收结论。

　　⑤验收组成员签字表。

　　验收过程

　　①项目法人写出档案自检报告。

　　②验收委员会中有档案验收成员参加，可与工程竣工验收同步进行。

　　③同验收工作组一起查看施工现场，了解工程建设情况。

　　④档案验收成员抽检档案，主要查验监理单位（或机构）对工程档案整理质量的审核是否准确，其它审核程序是否缺项。

　　⑤验收委员会在竣工验收鉴定书的验收结论中给出对档案验收意见。

　　⑥档案验收意见：工程档案是否完整、准确、系统。

　　1、建筑工程竣工验收资料包含哪几个部分

　　工程竣工验收资料备案表（一式四份）；工程竣工验收报告；施工许可证；施工图设计文件审查意见；施工单位工程竣工报告；监理单位工程质量评估报告；勘察、设计质量检查报告；城乡规划部门认可文件；消防部门认可准许使用文件；环保部门认可准许使用文件；验收人员签署的工程竣工验收意见；单位工程质量验收文件：地基验收记录及桩基检测认证报告；基础、主体等关键部位验收记录；单位工程质量竣工验收记录；工程质量原始检测和功能性试验资料；建设工程档案验收许可证；施工单位签署的质量保修书；商品住宅《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》；其它有关资料。

　　2、竣工资料归档的范围、分类及任务划分

　　2.1.竣工资料的归档范围：项目建设的申请报告、上级批文、可行性研究论证报告、谈判材料、征迁文件、地质勘探报告、设计任务书、设计合同、设计计算书、设计图纸、施工招标、投标、承发包合同、协议书、预算、决算、设备订货合同、设备图纸、设备说明书、合格证及施工管理全过程中的资料。

　　2.2.竣工资料的分类：大体上可分成四个阶段的资料：一是项目提出筹备阶段的资料；二是勘探阶段的资料；三是设计阶段的资料；四是施工及验收阶段的资料。

　　2.3.竣工资料整理任务的划分：原则上由担负工作任务的单位和部门按归档要求收集、整理，建设单位或档案管理部门统一汇总整理归档。

　　3、施工、验收阶段竣工资料归档范围

　　3.1.证书类：施工执照、资质证书、竣工验收证书和质量保修书等。

　　3.2.文件材料：开工报告、施工组织设计、施工方案、施工大事记、图纸会审记录、设计变更单、工程联系单、鉴证单、材料代用单、会议纪要、事故处理报告和设备说明书等。

　　3.3.测量资料：主要有建筑物定位、标高、沉降观测和设备安装测试资料。

　　3.4.检查资料：主要有分项工程检查表、分部工程评定表和单位工程评定表。

　　3.5.隐蔽工程资料：包括土方验槽记录、隐蔽工程记录和桩基施工记录等。

　　3.6.试验资料：主要有水泥、钢材复检报告，砖瓦灰砂石检验报告，防水材料检验报告，混凝土、砂浆试件检验报告和钢筋焊接检验报告。

　　3.7.材料合格证：主要有三材合格证，地材合格证，成品、半成品合格证，设备及备件合格证等。

　　3.8.竣工图部分：主要包括竣工图、竣工图编制说明。

　　4、竣工图纸、资料的整理、编制要求

　　4.1.竣工资料要做到边施工、边收集、边整理。

　　4.2.资料要签字齐全，字迹清晰，纸质优良，保持整洁。

　　4.3.分类分项明确，封面、目录、清单资料齐全，排列有序，逐页编码。

　　4.4.凡是利用原图编制竣工图的，图面无油污、无破损、图字清晰，并在标题栏右上角空白处加盖竣工图章后方可作为竣工图。竣工图编制人、技术负责人应逐张图签字。

　　4.5.对结构、形式、工艺发生重大变化的，由施工单位按照实际情况绘制竣工图。设计变化不大的，施工单位可将变更部分修改在原施工图上，加盖竣工图章后作为竣工图。

　　4.6.竣工图等资料整理时，必须按工程项目、专业类别和图号组卷，折叠成要求的幅面，露出标题栏，以方便查阅。

　　4.7.图纸隐蔽工程记录等重要资料，必须用碳素墨水绘制和书写，禁止复写和使用复印件。

　　4.8.文字材料以16开纸为准，如左开本左边需留出2.5cm宽的装订线，应用棉线装订。

　　5、注意事项及结语

　　档案库房管理以及档案保管相关要求

　　档案是一个单位重要的价值资料，科学、规范管理尤为重要。一般来说，档案归档后要加强档案库房的科学管理，确保档案安全；并有相应的保管要求。

　　档案库房管理

　　（一）档案库房建设参照执行《档案馆建筑设计规范》，达到防盗、防水、防火、防潮、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密等“十防”要求，配备必要的设备，满足保管档案的需要。

　　（二）档案库房实行专人负责制，非工作人员不得擅自入内。外单位参观库房，必须经档案部门负责人同意，档案管理人员陪同方可入内。门锁的钥匙实行两套制，除管理人员配备外，档案部门集中存放一套，以备发生紧急情况时使用。

　　（三）库区必须配备符合档案要求的消防器材，并按设备管理要求定期检查、校验、更换。定期检查电源线路和设备状况，不得将易燃易爆和其它非档案物品带入库内。

　　（四）档案库房的温湿度应控制在14—24℃，日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45—60％，日变化幅度不超过5％。库房应当使用照明度不超过100勒克斯的白炽灯或其它有防紫外线装置的照明灯具做人工光源，外门窗必须有窗帘、遮板等遮阳措施。

　　（五）按时更换药品，防止虫霉滋生。定期清理，并做好库区周围环境的卫生工作。

　　（六）严格执行档案进出库房的登记制度，建立健全出、入库台账。库房管理人员发生变动时，应认真进行交接。

　　（七）档案库房管理人员应忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，熟悉库藏，热情服务，每周末检查利用台帐，对到期未还档案及时催还，发现问题按预案处置。每月对档案利用情况进行一次统计，每年进行一次利用分析。

　　档案保管

　　档案保管工作是档案工作的重要内容，应遵循“以防为主，防治结合；加强重点，照顾一般；自力更生，勤俭节约；立足长远，保证当前”的原则。

　　（一）档案保管应达到“四不”要求，即不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到破坏）。

　　（二）档案保管应有适宜的库房和符合标准的装具。档案包装材料实行统一管理，由公司档案部门统一订制。

　　（三）库房管理人员对接收的档案必须认真检查验收。接收的案卷应经过除尘并填写档案入库登记簿后，方能入库。

　　（四）具有不同载体形态和保管要求的档案应分库存放，在不同历史时期按不同编号办法整理的档案可以在同一库房内分区存放，但上架时必须从左至右、自上而下排列，大类不得混排，以便于管理和查找利用。不同载体的档案应采取不同的保管方法。

　　（五）对珍藏档案和保密档案应有重点保护措施，最大限度延长其寿命，维护其安全。

　　（六）库存档案应定期进行消毒杀菌和清理鉴定。采取定期检查（每半年一次）和随时抽查相结合的方法，掌握库存档案的保管状况，发现问题及时报告处理，并做好记录。

　　（七）建立健全全宗卷，按时记录库存档案的保管、变动、检查、鉴定销毁等情况。

　　对于工程变化较大的一定要重新绘制竣工图，对结构件和门窗重新编号。竣工图绘制后要请建设单位建筑监理人员在图签栏内签字，并加盖竣工图章。竣工图是其它竣工资料的纲领性总图，一定要如实地反映工程实况。

　　设计变更通知必须是由原设计单位下达的，必须要有设计人员的签名和设计单位的印章。由建设单位现场监理人员发出的不影响结构案例和造型美观的室内外局部小变动也属于变更之列，但必须要有建设单位工地负责人的签字并还要征得设计人员的认可及签字方可生效。

　　各种签证资料、合同签证，它决定着工程的承包形式与承包资格、方式、工期及质量奖罚；现场签证即施工签证，包括设计变更联系单及实际施工确认签证：主体工程中隐蔽工程签证；预算外的用工、用料或因建设单位原因引起的返工费等。

　　其中主体工程中的隐蔽工程及时签证尤为重要，这种工程事后根本无法核对其工程量，所以必须是在施工的同时，画好隐蔽图检查隐蔽验收记录，再请设计单位、监理单位、建设单位等有关人员到现场验收签字，手续完整，工程量与竣工图一致方可列入结算。