随着国家对档案的政策法规越来越规范,各类国企事业单位也逐步开展档案整理工作。随着公司的业务扩大,许多公司原有的档案库房可能库容量已经不足,而各类财务档案、文书档案、工程档案却是在逐年增加,这时就有部分企业会考虑选择第三方进行档案整理,规划库房建设等。那么对于档案整理服务公司做什么的这个问题来讨论一下吧,档案整理服务公司可以提供哪些服务呢?
首先可以提供档案集中管理服务,可以根据公司要求对档案进行集中整理,同时会编号入系统,进行分类装盒,最后上架完成上架工作,按正规查档流程,提供档案现场查阅、借阅服务;随着档案行业发展,业务也不断创新,档案整理服务公司也逐渐扩大了业务范围,同时也可以提供档案整理及数字化服务,档案专审服务,确保每一份档案都是标准化作业。
其次,档案整理服务公司经过接触不同项目,从中学习积累更多的档案管理经验,在档案的硬件、软件上都可以提供服务;比如档案专审工作的咨询、培训服务,档案库房的建设布局等都可以提供专业的指导。
档案是历史的真凭实据,是最原始、最真实的资料,为社会发展提供了重要依据。随着社会的发展和时间的推移,档案的数量在日益增长,类别在不断增加,对于不断形成的档案,我们就需要对档案进行系统的整理分类。
档案整理服务公司则提供对不同类型的档案进行整理分类的服务,包括人事档案、文书档案、科技档案等等,不仅需要具备专业的整理流程,还需要配备整理必须的用具和软件,如专用档案盒、取钉器、白纸、防腐蚀的无酸纸和档案装订机等。
整理时以“件”为单位整理,以时间顺序或逻辑顺序排列编号,在整理时还需对破损材料进行修补装裱,去除材料上易腐蚀的金属物,对较大的纸张进行折叠。档案材料修整完毕后,纸质档案需按件录入目录、扫描、修图,形成与纸质档案相对应的电子档案。最后完成数字化的档案就可以重新加以装订,便于归档后保管利用。
档案工作是一项基础性工作又是一项服务性工作,我们要充分认识档案的重要性和价值,在工作中要不断创新和完善档案管理工作制度,加强档案整理工作,使档案工作更好的服务于社会经济发展。
企业档案管理中档案工作各业务环节的关系
档案工作各项业务环节都有各自不同的工作内容、特点和要求,每项工作都是整个档案工作的重要组成部分,都是必不可少的、相对独立的一个环节。
档案工作基本业务环节的划分是相对的,而不是绝对的。
在工作步骤上,不能按档案工作各业务环节机械地划分先后次序,而应注意各业务环节工作间的衔接,以及相互交叉、渗透和影响,做到全面、统筹、协调发展,共同提高。
档案工作各业务环节是彼此依存、相互制约的一个有机整体,不能把各个业务环节割裂开来。比如,收集工作必须与整理、鉴定工作相结合,收集档案应同时考虑到档案的质量和价值以及今后的利用;又如,整理工作要与编目工作相结合,编制检索工具的档案,必须是已经整理的档案,这部分档案不能轻易地打乱重新整理,否则,会使检索工具与档案实体不相对应,导致编目工作的混乱。
从档案工作各业务环节的相互作用中,可以看出它们之间的一种最基本关系,即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索等各个环节,都是为档案提供利用及编研工作创造条件的,因此,它们都属于基础业务工作范畴。
这样,整个档案工作的内容可以划分为两个方面,即基础工作和提供利用及编研工作。它们是既矛盾又统一的有机整体。基础工作为提供利用及编研工作提供物质基础,创造工作条件,没有基础工作,便无法开展提供利用及编研工作;提供利用及编研工作直接体现了档案工作的目的和方向,它既反映了基础工作的成果,又向基础工作提出了要求,促使基础工作更进一步,没有提供利用及编研工作,基础工作则失去了存在的意义和工作的目标。
实践证明,这两方面工作的关系是对立统一的,必须妥善处理它们之间的关系。过分地重视基础工作而忽略提供利用及编研工作,会使提供利用及编研工作处于停滞状态,工作进展不大;过分地强调提供利用及编研工作而轻视基础工作,会使工作没有后劲,同样得不到发展,因此,二者不可偏废。
不能关起门来“打基础”,不能因为没有开展过基础工作而不提供利用及编研这部分档案,这种“先打基础,后搞利用”的想法是错误的。应该看到,基础工作是在提供利用及编研过程中不断发展、完善的,应积极开展提供利用及编研工作,让提供利用及编研工作促进基础工作不断提高。
档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务,档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。
其中每项工作都必不可少,并有一定程序。它们组成一个有机整体,为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用,同时也相互关联、相互制约。