照片档案整理

照片档案整理是指将照片按照一定的规则和方法进行分类、整理和归档，以便于查找、保存和分享。以下是一些照片档案整理的步骤和建议：

1. 收集所有照片：将所有的照片从各种来源（手机、相机、电脑、云存储等）中收集到一个统一的地方，例如一个文件夹或一个硬盘。

2. 删除重复和模糊照片：浏览照片，删除重复的照片和模糊不清的照片，只保留最好的一张。

3. 照片分类：根据照片的主题、时间、地点等因素进行分类。可以创建文件夹或使用标签来分类照片。

4. 文件夹命名：给每个文件夹一个有意义的名称，例如“旅行照片-巴黎2019年”。

5. 照片命名：可以选择给照片文件一个有意义的名称，例如“巴黎艾菲尔铁塔.jpg”，以便于查找和识别。

6. 标记和标签：可以使用软件或应用程序给照片添加标记和标签，以便于搜索和过滤。

7. 创建备份：为了保护照片的安全，建议定期创建备份，可以使用外部硬盘、云存储或在线备份服务。

8. 使用专业软件：可以使用专业的照片管理软件，如Adobe Lightroom、Google相册等，来更方便地进行照片档案整理和管理。

9. 定期整理：建议定期检查和整理照片档案，删除不需要的照片，更新分类和标签。

10. 分享和展示：可以选择将某些照片打印出来制作相册，或使用社交媒体和在线相册分享照片。

以上是一些常见的照片档案整理的步骤和建议，可以根据个人需求和喜好进行调整和扩展。

照片档案的整理步骤有哪些?排列方法是什么

文件一般是有保存期限的，先按年份分开，然后按类别分，制作目录以及电子目录。照片属于特种慎迹载体档案，并空要宽蔽并有照片和电子版的，还要有底片。按活动分，完整的，一步步来，按照活动顺序来..

照片档案管理问题_整理档案的方法与步骤

　　愚宫：照片档案的收集难、整理难是大家公认的事实，对其成因，有许多文章在重视程度、宣传力度、人员素质等方面做过一定分析和研究。但我认为，照片档案管烂隐慧理难真正的症结应在于管理的理念和方法制度，没有很好地按照照片形成和发展的规律来考虑，而是以文书纸质档案固有的管理思路和方法进行。尽管早已有照片档案的管理规定，各档案馆也都在努力收集照片，但其收集难、管理难仍一直困扰着大家。在实际的收集和管理工作中，照片档案与其他文书档案等相比有许多的难点。
　　姜洪源：前段时间，编写《档案志》时，我是照片档案的利用者。馆藏中，上世纪五六十年代的照片极少，八九十年代的照片较多，但不论是哪个年代的，都存在“照片说明”要素不全，有的只是孤零零一张照片，没有文字说明，且照片档案与馆藏文书档案统统没有“互见号”。但能找到这些照片也不容易，我采取的笨办法是：拿着上世纪五六十年代的照片，找仍健在的老人去辨认；拿着上世纪八九十年代的照片，翻找当时的《档案》杂志，用相关的文字内容去对号。照片档案收集难、整理难，一方面是管理问题，最重要的还是收集者、整理者的素质问题。
　　愚宫：照片档案收集的难点主要有五：其一，由于照片与纸质文件的产生机构和形携慎成过程有明显的不同，档案部门很难建立权威性的控制手段和管理地位。产生照片的部门大多是文化、宣传部门，照片档案的形成、著录及归档在很大程度上要依赖拍摄者（宣传干事、记者）完成，但档案部门对其照片的收集、移交又很难像处置文件那样有权威性的约束和行政上的管理控制。其二，立档单位很难胜任这一任务，档案馆又难以发挥作用。大多数立档单位由于编制人员有限，实施对散存照片档案的收集与整理的确有一定的困难，很难胜任此工作；档案馆通常只负责接收各立档单位上交的档案，对于照片档案难以进行收集、整理立卷工作。其三，照片不能适用文书档案接收整理周期。按照文件生命周期性理论，规定了文件当办理完毕后才会归档立卷。而照片的产生特点和规律决定了它是在刚刚拍摄完成阶段才相对集中完整，事后很难再收集齐全，特别是对照片所反映的主题情况及摄影数据，很难详尽准确表述和记录。其四，照片的多样性和数量的不可预知性使档案部门很难进行掌控。如最好的瞬间、最精彩的饥答镜头会被摄影者私存。其五，资金财力的不足，也使档案部门难以有所作为。随着著作权、版权意识的增强和对拍摄者利益的维护，今后的照片收集会面临对经费的要求和购买版权等问题，仅靠档案部门有限的业务费根本无法支撑和应付。
　　照片档案管理的难点主要有六：其一，照片全宗归属问题。按照规范，照片档案是以全宗——年度——问题进行分类的。但在实际工作中，是以形成单位（拍摄者）还是以所针对单位（被拍摄者）来归属全宗，成为困扰照片档案归档的难题。如果以照片形成单位（拍摄者）划归全宗，拍摄者所在单位与被拍摄单位往往不同，有时，拍摄者会来自多个不同的单位。如按所针对单位（被拍摄者）划归全宗，该立档单位很难将外单位拍摄反映本单位的图片完整收集归档。其二，以年度为分类标志，存在年代难判断的问题，而且，各年度照片档案始终处于动态的调整状态。一些早年甚至是几年前形成的照片，如果没有及时著录，就很难判定其实际拍摄时间和准确的形成年度。照片会随着新的发现、收集而不断扩充，照片档案也将会伴随着不断接收、随时插入和重新排列，使其始终处于动态调整中。其三，管理需要的编码种类繁杂，操作不便。按照目前照片档案管理的要求，照片有全宗号、目录号、卷号、底片号、电子文件号，等等。整理、标注很是麻烦，给档案管理者和利用者带来诸多不便。其四，以“组”为单位管理和著录不利于照片利用。按照照片档案的著录要求，“同一事由的一组照片作为一个条目著录”，这就忽视了对其中某单一照片的详细描述，利用中，被查人如果当时不是事件的主角就很难检索到位。其五，照片对说明文件及元数据的依赖性。照片离开了说明就不能很好地发挥作用，但在载体上，又是分离的。在现实的管理中和提供利用时，很容易使照片与说明分家，发生张冠李戴或标注错误的问题。其六，照片的质量和数量难以保证。照片的质量是由拍摄者的技术水平和上交人的工作态度决定的。照片数量的多少、品质的高低都直接影响着照片档案的整体质量。
　　马帅章：最近，在一个单位的档案室看到了很多照片摆在窗台或桌子上，真实再现了单位各项活动的历史记录。这些照片，有些已开始发黄，发生软化和翻卷，清晰度也减弱许多。据档案室老师介绍，有许多照片虽整理入册，但有些特殊尺寸的照片难以被统一规定的照片案卷（册）所容纳，其保存问题比较突出。关于照片档案的管理与保管，很多保护性的措施难以有效实施，这也是照片档案管理面临亟待解决的问题。文书档案作为档案室的保管主体，照片档案及其他载体特殊档案的管理，很大程度上，取决于管理人员的意识及态度，技术性的要求也需要考虑。
　　孙大东：收集照片档案的最终目的还是提供利用，收集照片档案时，其基本要素内容、结构和背景一定要俱全才能发挥作用，尤其是要有反映背景信息的文字说明，否则，时间一长就形同虚设。
　　愚宫：如何做好照片档案管理呢？我想，可从以下两方面入手：其一，要改变观念，建立“大全宗”的理念，档案馆直接管理照片档案。所谓“大全宗”，就是以档案馆所能管理的档案范围为照片的基本管理单位，即一个馆所覆盖的全宗群视为一个大全宗。由立档单位整理上交改为档案馆直接参与照片的收集整理工作。可通过建立照片档案的产生、接收网络，以直接参与、催交、指派、特约、委托等形式来影响、引导和监督照片的形成与流向，最终将有价值的图片精品收集进馆。这种做法有以下优点：一是在照片的收集和整理上避开划分全宗的难题。二是便于采取主动的方式进行收集和整理。三是可以保证照片档案及时接收归档。四是档案馆可以指派专门人员负责对进馆照片进行鉴定，做到边收集边归档，及时标注照片档案说明，有效地保证照片档案的质量。其二，要改变模式，采用照片档案管理新的模式。①保持照片档案的实体，采用“大流水号”制编排。就是以征集和接收进馆并整理好的图片顺序编号，打破年度界限，使同一事件的照片同时整理，相对集中排列。②数字化影像和说明做一体化处理。将照片的必著项内容添加影像文件属性中，让照片说明始终捆绑在影像文件中，无论是利用者或管理者都可以通过照片的属性看到照片的文字说明。文字说明项目应当规范，比如，按照国标，文字说明主要包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。可利用原有的数据库数据批量添加图片属性，或从文件属性的文字说明中反向自动提取信息生成数据库。③建立网上提供、传递和交流的信息服务平台。以整理好的照片档案为基础，形成本系统的电子图片库，通过档案馆综合信息网，建立适应供求关系的照片检索调阅系统。

浅谈数码照片的归档管理

照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值、集中保管的一种信息载体。从其载体组成情况、制作过程和对记录内容的表现形式来讲，它又是摄影技术的产物，因此，照片档案与摄影技术有着不可分割的紧密联系。一直以来用传统照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片是照片档案管理的主要对象。但随着数码相机在社会中的普及及传统照片的数子化，社会各领域中的数码照片也越来越多。数码照片同样是照片的一种，但由于所用设备和摄影技术与传统照片存在很大的差异，因而原有的针对传统照片归档管理的方法和规范显然不能适合数码照片的归档管理。如何做好数码照片的归档管理成为目前照片档案管理中急需研究和解决的问题。
　　数码照片及其特点
　　数码照片是指用扫描仪、数码照相机等漏笑设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片与传统照片相比，大致有以下特点：
　　1、成像快，处理快。不管是扫描仪还是数码照相机，都拥有操作方便，不用冲洗，成像快捷的特点，瞬间影像便立拍立显或立扫立显。同时数码照片存储在相机上，或是存储在计算机里，都是以数字文件形式来保存的，它不受药物和温度影响，也不经繁琐的工艺过程，而是通过数字化程序进行处理，省事又省时。
　　2、连接快，传输快。数码照片可以在自己的相机和计算机上显示、测览、处理，而且还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作。只要拥有数码相机和笔记本电脑，只要有通讯网络，无论在城市还是农村，在内地还是海外，都可以将拍到的数码照片迅速传出。
　　3、可我，易修改。数答瞎码照片从拍照到存储，随时可以修改调整和我处理。如果照片不理想，随时可以删除，没有浪费胶卷的遗憾。
　　4、存储久，查阅快。数码照片只要经过整理、加工、我，暂存在计算机中，或刻录成光盘作为存档资料，就可以长期保存，不退色，不变形。一旦需要，检索起来十分方便。只要按预设好的分类和编号，轻点鼠标，随时都可以在显示屏上找到所需的照片。
　　从这些特点可以看出，数码照片与传统照片相比存在不少的差异，这种差异必然会影响到其归档管理，数码照片巴不可能完全按照传统照片归档管理的方法进行归档管理。如何进行数码照片的归档管理已成为很多档案管理者关注的问题，在实践中人们已开始着手研究其问题。
　　数码照片的归档管理中需解决的几个问题
　　（一）急需制订新的管理规范，指导实践中的数码照片档案管理
　　一直以来我国的照片档案归档管理主要依据是，1989年10月25日国家技术监督局批准1990年7月1日实施的《照片档案管理规范》及各地依其为基础制定的各种规范和1986年10月中共中央宣传部、国家档案局制定的《新闻宣传报道档案管理暂行办法》等。这些规范都是针对传统照片档案制定的，已不能完全适用于数码照片档案的管理，这就难免使实践管理者在管理包括传统照片和数码照片在内的照片档案时产生一些困惑。如有人就在网上询问"按《照片档案管理规范》规定，照片、底片、说明应齐全，但现在基本上都是用数码相机，无底片，甚至无照片，请教该如何处理?是否就刻在光盘上保存?还是仍需要冲洗出照片，翻拍底片?"应该说实践中有类似困惑的人不在少数。这就要求在原有规范的基础上制定一个能包括传统照片档案和数码照片档案都通行适用的新的照片管理规范来指导和规范实践工作。
　　目前，很多地方和单位已意识到这一点，都在着手制定并出台二些自己地区、自己单位和行业的管理规范。如北京市地税局2003年度出台的《北京市清搜空地方税务局数码照片档案管理办法》，绍兴市2004年出台的《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》，以及一些报业集团内也出台了一些内部管理规定。这些规范都有一定的可行性，许多做法都有相同、相似处，但也存在不一致处。如在归档范围、归档方式、前端控制、存档保存份数及保存方式等方面较一致，但在具体的数码照片的分类整理、格式转换、著录项目、照片原始性的保证、是否生成底片打印纸质照片即与传统照片档案的管理衔接问题上有不少差异，而这些是数码照片管理规范中非常关键的问题，解决不好必然会影响将来数码照片的检索利用，以及移交问题。因此，国家档案主管部门有必要在普遍调研的基础上，针对数码照片档案和传统照片档案的不同特点，尽早制定出普遍通行的具有指导性的照片管理规范，以指导目前的照片档案的管理及地方、部门规范的制定，避免管理的混乱和不规范、不科学。当然，一些生成照片较多，有一定行业特殊性的部门，如新闻传媒业，也可有针对性的制定本行业的普遍适用的管理规范。
　　（二）应探索一种较为科学的合理的通行的数码照片管理方法
　　尽管目前国家的数码照片档案管理规范还没有出台，但在实践管理中，很多单位都意识到应将数码照片予以归档，进行有序管理，都在尝试探索有效的管理方法。如公安系统、报业传媒、医疗系统等。各种数码照片档案管理的探讨性文章在2003年后开始逐步出现，这些文章多是以自己所在单位的数码照片管理实践为依据，讲述数码照片管理的具体做法。如河南日报报业集团档案室尹买娣的《数码新闻照片的档案管理及对策》，金华市公安局的《关于公安系统照片档案电子化管理的思考与探索》，聊城市传染病医院苏海英的《规范管理医院数码照片档案》及中原油田分公司李海珍、张晓敏的《数码照片档案的整理要求》等。这些文章就数码照片的收集（归档范围、归档方式）、鉴定、分类整理、编目、检索、保存等管理的各环节进行了探讨。各种做法不尽相同，也不尽科学，但都是有益的尝试，对实践中的管理提供了很多的启示和值得借鉴的东西。目前有必要针对实践中的各种做法，并借鉴传统照片档案管理的做法，有针对性的对管理中一些较为关键的，在实践中易使人困惑的环节，进行讨论，寻求一种大家较认可的通行做法，从而进行推广。如对数码照片的分类整理编码编目方法（如按什么标准分类，如何编码编目），数码照片的格式问题 （如应统一一下转换的格式，以方便将来的移交和跨部门的检索利用），与传统照片档案管理衔接问题（如二者可互为转换，是否有必要互为转换，是分开管理形成互为参见的两体系还是统一管理构成一个体系）等等。只有就这些容易引起分歧，但又是数码照片管理中的核心问题进行深入的探讨，才能发现问题，并能互为启发，最终逐步统一认识，探索出一种科学、合理并能全面推广的管理方法，并将有助于管理规范的制定出台。
　　（三）必须着手开发安全有效的数码照片档案的计算机管理应用程序
　　数码照片一大特点就是可以在计算机上及网络中显示、测览、我、整理加工、传递、保存、检索利用，这就使得可以开发计算机管理应用程序来管理数码照片档案。可以说这既是数码照片管理的优势但也可能是麻烦。说优势，是因为计算机的高速有效的数字处理，使数码照片的归档、整理、传递特别是检索利用变得方便而快捷。说麻烦，是客为目前计算机及计算机网络在安全性方面还有很大的隐患，同时计算机处理中复制修改的方便使档案的原始性问题不易保证，以及不同管理系统不同格式的兼容问题。因而在开发数码照片档案的计算机管理应用程序时，在考虑其功能设置应符合档案管理要求外，还应解决其安全性，照片原始性的保证及兼容通用性等问题。
　　目前，一些公司开发了一些数码照片的管理应用软件，但多针对一般的个人和家庭用户的日常照片管理，没有真正从照片档案的管理角度考虑，因而在功能设置，档案的安全保护，原始性保证等方面存在缺陷，不能针对单位的数码照片档案管理进行推广。一些单位系统内开发使用的管理软件有一定的针对性但却不具有普遍推广性。对此，由档案主管部门统一开发数码照片档案管理程序是有必要的。这样可以从档案管理角度设置管理功能，并能规范数码照片的数据结构，统一数码照片数据管理的标准，有效避免因数据格式的不一致而造成管理上的麻烦，并为数码照片将来的数据整合、跨部门行业的检索利用打下良好的基础。

如何进行档案整理

如何进行档案整理

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。

档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。

档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将改烂经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表腊宏、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填轮歼册写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

(二)各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：

(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;

6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;

7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制

(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.

(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。

(三)案卷(件)号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

四、档案整理的质量要求：

(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。

2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件内在联系。

A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。

(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。

(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。

B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。

4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。

(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。

(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。

(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年

B、会计档案。

(1)会计凭证：保管15年。

(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。

(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。

(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年

。

C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。

E、音像、电子、实物档案：永久。

F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。

机关档案整理应当遵循哪些基本原则

机关档案整理应遵循以下四个基本原则：

1、遵循文件材料的形成规律。

2、保持文件材料之间的有机联系。

3、区分不同价值，便于保管和利用。

4、逐步推进卷件融合管理。

机关档案整理的基本流程：

1、机关档案整理工作主要指对全宗内档案进行的整理。实践中，由于不同门类档案或者采用不同整理方法的同一门类档案整理时都有相应的整理规则，导致整理要求繁复多样银脊枝，给整理工作带来了不少困扰。实际上，无论采取何种方法，档案整理的基本流程都是一致的，都需要确定整理单位，揭示档案之间的内在联系、确定整理单位之间的先后顺序、为档案提锋敏供唯一的标识、编制检索工具。

2、野埋件(卷)。《规定》提出“文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件(张)等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理”，建议不同门类档案确定适当的整理单位。

3、分类。《规定》对于全宗内档案的分类提出了3项要求：一是在《规定》第23条门类设置基础上制定统一、稳定的分类方案。二是不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应。三是机关档案分类方案一般采用年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行复式分类，有专门规定的，从其规定。

4、编号。《规定》指出了档案编制要求：一是档号应当体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。二是不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。

5、编目。对于目录编制，《规定》将其纳入检索工具予以统一规定，要求目录应当满足手工检索和计算机检索需要，并且应当与档案著录、元数据收集等工作和要求协调对应。