档案整理是一项重要而必要的工作,无论是在个人生活中还是在工作环境中,都需要保持良好的档案管理习惯。通过合理的档案整理方法,我们可以更高效地找到所需信息,提高工作效率,并确保重要文件的安全性和可追溯性。下面将介绍一些档案整理的方法:
六安档案整理服务公司
01组件(卷)
档案整理的第一步,就是要确定档案的基本整理单位,即组件或组卷,以此明确件(卷)的构成以及件(卷)内的排序。
在件的构成中,对于照片、录音、录像、实物档案,一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些,收文一般包括文件处理单、文件正本,发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等,各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前、收文在后,正本在前、发文稿纸和定稿在后。
组卷(以科技档案为例)时,科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台(套)等分别组卷,管理性科技文件应放入所针对的项目文件中,按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后,案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。
02分类
分类指的是档案归类,即将完成组件(卷)的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别,揭示档案内在联系,使档案形成一套有机体系。
文书档案一般采用年度、机构(问题)、保管期限分类项进行复式分类,如:年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构(问题)分类的立档单位,一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)三级分类;规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可采用两级分类,如:年度—保管期限分类法。
照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似,但一般按照问题进行分类较为适宜,即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类,实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的,也可以不分问题,采用两级分类。常见的分类方法包括:年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。
03排列
排列是在分类方案最低一级类目内,根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内,按时间结合事由排列,同一事由的文件按照形成先后顺序排列;以卷为单位整理的科技档案,科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列,设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列;照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。
04编号
宗号—档案门类代码·年度—机构(问题)—保管期限—件号。比如,Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件,按照规则确定的档号为:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的,其档号结构为:全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案,去掉机构(问题)分类要求,按照本规则确定的档号为:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。
以卷为单位整理的档案,其档号结构为:全宗号—目录号(类别号、项目号)—案卷号—件、页(张)号,比如,Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件,按照本规则确定的档号为:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。
05编目
编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录,以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果,依据档号顺序,逐卷,逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下,档案目录不仅仅体现为纸质目录,同时也体现为电子目录,既方便手工查阅、档案交接,又方便计算机检索。需要注意的是,使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的,项目内容应直接输入完成,不加入空格、回车,以免影响数据完整性,给数据检索带来麻烦。
综上所述,档案整理是一项必不可少的任务,它能够帮助我们提高工作效率、保护重要信息,并建立系统化的档案管理体系。选择适合自己的整理方法,并坚持执行,可以使我们的档案管理更加规范、高效。