四重档案

档案管理应注意这几方面：文件分类、文件整理、标签标明、特殊文件、钥匙的保管。

1、文件分类

公司档案的文件管理，最忌讳的就是乱七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某个文件时，需要从所有的文件中一个一个的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是进行文件分类。

2、文件整理

分好类别的文件，不要一堆堆的散着，日子久了又会成为一堆乱纸。各个公司都会有档案袋，或者文件夹，按照文件的类别，进行逐一装盒收纳。

3、标签标明

把文件逐一装好之后， 记得一定要在各个档案盒或文件夹上标明，注明此文件盒里装的是哪类的文件，包括共有几份，都要做个简单说明。

4、特殊文件

每个公司都会有特殊的一些文件，比如不能随意被人翻看的，或者需要加密的，对于这些文件，一定要做到单独保管，并做好单独的标记，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，这一类文件，最好多加一把锁。

5、钥匙的保管

一般公司的档案卷柜，都是由专门的人员进行保管的，平日里的钥匙要做到不离身，下班后的钥匙，根据公司规定进行上缴或者自己随身佩戴，记住，上缴之后的责任不在自己身上，而随身佩戴就表明自己一直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，一定要谨慎， 不要随意交给他人。

宁波市重点档案登记办法

第一条　为了确保重点档案的完整、准确、系统和有效利用，根据《宁波市档案工作条例》，制定本办法。第二条　本市行政区域内重点档案的登记工作适用本办法。第三条　本办法所称重点档案，是指本市行政区域内重大的政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动所形成的文字、图表、旗匾、证书、照片、声像制品和其他有关资料。第四条　重点档案是本市各项重大活动的历史记录，是社会主义现代化建设成果的反映。任何单位和个人都有支持和配合做好重点档案登记工作的义务。第五条　市档案行政管理部门对全市重点档案登记工作实施统一领导、监督和指导。
　　县（市）、区档案行政管理部门对本辖区内重点档案登记工作实施管理、监督和指导。第六条　重点档案登记的范围：
　　（一）县级以上党委、人大、政府、政协以及工、青、妇等组织召开的会议形成的档案；
　　（二）县级以上党委、人大、政府、政协以及各部门制定颁布地方性法规、政府规章和重要的规范性文件形成的档案；
　　（三）省部级以上领导来本市视察、考察、调研、检查形成的档案；
　　（四）县级以上民主党派、工商联以及宗教团体等社会组织的重大活动形成的档案；
　　（五）乡级以上行政区划变动形成的档案；
　　（六）县级以上开发区的设立、变更形成的档案；
　　（七）本市与国内其他城市相互往来形成的档案；
　　（八）本市与国外友好城市相互往来形成的档案；
　　（九）县级以上党委、政府有关部门主办、协办的大案要案形成的档案；
　　（十）县级以上重点建设工程和重大技术改造项目形成的档案；
　　（十一）县级以上政府组织的境内外经贸洽谈会、发布会以及其他涉外活动形成的档案；
　　（十二）国有企、事业单位，中外合资、合作企业有重大影响的改制形成的档案；
　　（十三）县级以上各种统计普查工作的档案；
　　（十四）经国务院及其各部（委）、省、市政府批准授予荣誉称号的产品、工程、单位（如省级名优产品、中华百年老店等）与称号有关的档案；
　　（十五）重大自然灾害以及抗险救灾形成的档案；
　　（十六）县级以上重点科研项目形成的档案；
　　（十七）获得县级以上政府授予的各种奖项（如发明奖、重大成果奖、科技进步奖）的科技发明及影响较大的专利产品形成的档案；
　　（十八）市和县（市）、区政府组织承办的大型文艺、体育、经贸等活动的档案；
　　（十九）市和县（市）、区政府组织参加的国内外文化交流活动的档案；
　　（二十）获得省级以上荣誉称号（如卫生、拥军、环保、文明城市）的创建活动的档案；
　　（二十一）海内外侨胞捐资规模影响较大的办学、资助慈善事业等活动的档案；
　　（二十二）省级以上重点保护的环境保护区、名胜古迹、文化遗址、旅游景点等确定过程中形成的档案；
　　（二十三）国内外影响较大的各类论文、专著、文艺作品等创作、发表过程中形成的档案；
　　（二十四）大中专院校资质评估活动中形成的档案；
　　（二十五）其他重大活动形成的档案。第七条　重点档案登记的方法和要求：
　　（一）重点档案登记的表式（《重大活动信息表》、《重点档案登记表》，见附表一、二）由市档案行政管理部门负责制定；
　　（二）由一个单位承办的活动，由承办单位或其指定的机构负责该活动的登记和上报工作；
　　（三）由两个以上单位承办的活动，由主办单位或其指定的机构负责该活动的登记和上报工作；
　　（四）由临时机构承办的活动，由该机构指定专人负责该活动的登记和上报工作；
　　（五）负责登记工作的单位，应当在活动项目确定后五日内向市或县（市）、区档案行政管理部门填报《重大活动信息表》，并在活动结束后三个月（重点工程、重大技改项目在竣工验收或鉴定验收后一个月）内向市或县（市）、区档案行政管理部门和活动主管部门填报《重点档案登记表》和档案目录；
　　（六）重大活动的主管部门应当对该活动的登记上报工作进行督促和检查，抓好落实；
　　（七）市、县（市）、区档案行政管理部门收到《重大活动信息表》、《重点档案登记表》后，应及时做好信息的分类、管理和重点档案登记的监督、检查工作；
　　（八）市、县（市）、区档案行政管理部门每年12月底对重点档案的登记情况进行汇总。各县（市）、区档案行政管理部门应将重点档案登记汇总情况和档案登记目录报市档案行政管理部门备案；
　　（九）市本级重点档案登记工作由市档案行政管理部门管理。

如何做好档案的管理工作

仅供参考：
一、档案管理
（一）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
（二）文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
（三）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理
（一）归档范围
1、行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类：质量管理方面的制度。
5、技术类：产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。
（二）文书的档案立卷
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间
公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部；其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁
（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。
（二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。
（三）定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。