云南档案电子化

云南档案电子化是指将云南地区的档案信息进行数字化处理，转化为电子文件，以便于检索、传输和共享。这项工作旨在提高档案利用效率，促进档案信息资源的共享和开发，同时也为云南地区的数字化建设贡献力量。

档案电子化需要借助计算机技术和数字扫描设备，将纸质档案转化为数字化档案。在转化过程中，需要遵循一定的规范和标准，以确保数字化档案的完整性和可读性。同时，也需要建立完善的档案管理系统，对数字化档案进行分类、存储和管理，以确保档案的安全和可靠。

云南档案电子化的实施需要多个部门的合作和协调，包括档案部门、信息技术部门、业务部门等。需要制定详细的实施计划和方案，明确各方的职责和任务，以确保档案电子化的顺利进行。同时，也需要加强对数字化档案的维护和管理，确保其安全和可靠。

总之，云南档案电子化是数字化建设的重要组成部分，有助于提高档案利用效率，促进档案信息资源的共享和开发。

昆明市电子文件管理与归档办法

第一章　总 则第一条　为规范电子文件的管理与归档工作，确保电子文件安全归档和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《昆明市档案条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。第二条　本办法适用于本市机关、团体、事业单位的电子文件管理与归档工作。

　　企业和其他组织的电子文件管理与归档工作参照本办法执行。第三条　本办法所称电子文件是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

　　本办法所称电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，以及实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。第四条　电子文件管理与归档应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持“分级管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。第五条　市、县（市）区人民政府应当加强电子文件、电子档案的管理，纳入信息化发展规划，建立健全机构，明确人员编制，将所需经费纳入同级财政预算，并建立责任追究、目标管理制度。第二章　机构与职责第六条　市、县（市）区人民政府办公厅（室）负责组织、协调行政机关电子文件管理与归档工作。第七条　市、县（市）区信息化行政主管部门应当为电子文件管理与归档工作提供信息化保障，统一电子文件数据标准，指导制定档案信息化建设规划，做好档案信息化项目立项管理、组织协调、技术论证和项目建设评估工作。第八条　市、县（市）区档案行政主管部门应当会同相关部门，按照国家、省有关规定和业务规范，统一电子档案的有关数据标准，建立档案信息资源共享平台，对电子文件归档进行监督管理。同时，加强对企事业单位和其他组织电子文件管理与归档的监督指导。第九条　保密行政主管部门对全市电子文件管理与归档工作中的涉密电子文件管理进行指导、协调、监督和检查。第十条　市、县（市）区国家综合档案馆负责接收和保管其接收范围内各单位形成的电子档案，并依法提供利用。

　　各专业档案馆和部门档案馆按行业标准负责本专业、部门电子档案的接收、管理、利用。第十一条　电子文件形成单位负责属于本单位归档范围的电子文件的收集和归档、整理、管理、移交工作。第三章　收集与归档第十二条　电子文件形成单位应当实时收集电子文件，并即时备份，存储于能够脱机保存的载体上，确保电子文件安全、完整、真实、有效。第十三条　电子文件形成单位的档案管理机构对符合下列归档范围的电子文件，应当进行收集：

　　（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的；

　　（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的；

　　（三）本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关的重要报送件；

　　（四）本单位工作活动中形成的正式电子文件及电子文件的形成过程稿；

　　（五）其他对本机关工作具有查考价值的。

　　电子文件在收集时，应当同时收集相应的背景信息和元数据。第十四条　收集的电子文件类型包括：

　　（一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件；

　　（二）图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件；

　　（三）图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；

　　（四）影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件；

　　（五）音频文件：用音频设备获得并经计算机处理的声音文件；

　　（六）多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字（表格）、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式；

　　（七）数据文件（数据库文件）：用计算机软、硬件系统进行信息处理过程中形成的各种管理数据、参数等；

　　（八）其他应当收集归档的电子文件。第十五条　电子文件形成单位应当实时将符合归档条件的电子文件进行归档整理，整理以“件”为单位进行。第十六条　电子文件归档应当符合以下要求：

　　（一）归档的电子文件应当齐全、完整，能够有效表现所载内容并可供调取查用；

　　（二）符合本市电子文件和电子档案数据格式标准，能够长期有效读取；

　　（三）具有永久保存价值或者其他重要价值的文本文件、图像文件、图形文件，应当制成纸质档案或者缩微胶卷同时归档，并建立互联；

　　（四）加密传送、存储的电子文件应在解密后进行归档，压缩电子文件应在解压缩后进行归档；

　　（五）归档电子文件应当设置成禁止改写状态；

　　（六）规定电子文件、电子档案的开放级别。

　　前款第（二）项所称电子文件和电子档案数据格式标准，由市档案行政主管部门会同质监、信息化、保密等行政主管部门，依据国家、省的相关标准制定，报市人民政府批准后，向社会公布执行；专业档案馆、部门档案馆的主管部门可以按照行业标准和规范，制定专业电子档案的数据标准，报市档案行政主管部门备案。

纸质档案数字化处理的基本程序与方法

任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。
下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。
创建档案管理分类架构
检察院的综合档案管理，分类架构一般为：
文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。
各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。
取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
准确记录所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
档案定义
档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。
拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。
拆卷的注意事项：
保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。
保持案卷的清洁。
拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
取掉案卷中的金属物。
将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。
为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
录入卷内文件信息
一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。
如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。
扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。
3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。
如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。
扫描时的注意事项如下：
根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。
对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。
根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。
将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。