目前，各单位形成的照片、录音、录像档案几乎全部为原生电子档案，传统载体的照片、录音、录像档案只在少部分单位保有存量。利用录音录像档案整理方法做好照片录音录像档案工作的重点是应收尽收、规范整理、及时归档。

　　自党史学习教育开展以来，档案馆高度重视全省党史学习教育档案整理规范化工作，将其作为重点任务抓紧抓实、抓出成效。

　　工作中，省档案馆紧抓制度建设，及时制定《党史学习教育文件材料归档整理工作方案》，明确文件材料的归档范围、整理方法及归档要求，确保相关文件材料第一时间得到有效收集和规范管理。

　　在党史学习教育文件材料归档工作培训会上，省档案馆工作人员重点对党史学习教育中形成的文书、照片、实物、录音、录像等各门类文件材料的收集、整理、归档工作作了详细讲解。

　　照片档案

　　一、形成与收集

　　（一）收集范围与保管期限划分

　　数码照片档案收集范围，按照《数码照片归档与管理规范》的归档范围的要求进行。

　　归档范围:

　　1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。

　　(1)本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片；

　　(2)本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片；

　　(3)领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片;

　　(4)本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片;

　　(5)本单位历届领导班子成员的数码证件照片。

　　2.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。

　　3.记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片。

　　4.其他具有保存价值的数码照片。

　　机关应当依据《数码照片归档与管理规范》要求编制本单位数码照片档案归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。

　　(二)收集要求

　　1.应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。

　　2.对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般收集1至2张。

　　3.应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。

　　4.数码照片档案应当连同元数据一并收集。

　　提示：

　　纸质照片扫描形成的图像文件不属于数码照片档案。纸质照片应按照《照片档案管理规范》(GB/T 11821)整理，扫描件为其异质备份件。

　　(三)存储结构

　　数码照片按年度-保管期限-照片组的结构进行存储。照片组是指有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组，全部存储到同一层级文件夹内。

　　二、整理与归档

　　数码照片档案引入“照片组"的概念，但仍以“件”为单位进行整理，归档前应首先确定待整理的数码照片张数。

　　(一)逐件编制档号

　　数码照片的档号(照片号)编制方法为：

　　应对数码照片档案进行文件重命名，数码照片档案采用“全宗号-ZP·年度-保管期限代码-照片组号-张号(.扩展名)”格式命名。

　　(二)编制检索工具

　　照片档案应编制数码照片档案检索工具(机读目录)，满足计算机检索需要。

　　部分必著项说明：

　　全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　保管期限：照片所划定的保管期限代码，包括Y、D30、D10。

　　年度：形成年度，采用4位阿拉伯数字。

　　照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的组从“0001”开始顺序编号。

　　张号：为4位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“0001”开始顺序编号。

　　摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。

　　时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0"。

　　组题名：本组照片所共同反映的主要内容。

　　文字说明：本张照片的说明，包括人物、地点、事由等要素。

　　每张照片的说明应综合运用组题名、文字说明著录项，做到信息既不重复著录，又能概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。

　　（三）归档

　　数码照片档案整理完毕后，最迟在第二年6月底前完成归档。

　　三、移交

　　移交包括数码照片档案数据光盘和检索工具(机读目录)光盘。

　　离线移交采用光盘为载体，光盘须采用单盒包装的光盘，光盘盒标识参考下图。

　　检索工具(机读目录)只接收.DBF格式。

　　高校声像档案管理办法

　　一、总则

　　第一条

　　为了进一步加强学校声像类档案（以下简称“声像档案”）的管理，开发利用声像档案信息资源，发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《照片档案管理规范》，结合我校实际，特制定本办法。

　　第二条

　　本办法所称声像档案是指学校各单位和个人在从事各项工作以及在各种活动中形成的对学校有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同载体，以影像、声音为主并辅以文字说明的历史记录。声像档案具有生动形象的特点，能生动地、具体地再现学校方面的工作成果，真实地记录学校各个发展时期的面貌，对校史研究具有重要的参考利用价值，是学校重要的档案资料和宝贵财富。

　　第三条

　　声像档案是学校档案的重要组成部分，实行统一管理，分级保管的原则。学校设新闻中心分室。

　　二、声像档案的形成与归档范围

　　第四条

　　为了保证声像档案的完整与安全，全校凡形成和产生声像档案的单位，均应按档案馆的统一规定和要求，做好声像档案的形成、收集、整理、归档工作。

　　第五条

　　据学校声像档案形成的具体情况和工作性质，采取归口收集整理的办法。

　　宣传部是我校产生照片档案数量最多的单位，涉及面广，收集和制作照片内容类别很多，是照片档案的主要来源。国际交流处、国际教育学院、国际商学院是我校产生外事活动声像档案的主要部门。

　　团委、学生会是我校共青团活动、学生活动照片档案的主要来源。工会是我校教职工活动照片档案的主要来源。基建处是产生学校建筑物照片的主要单位。学校其他各单位在教学、科研、管理等重大活动中形成的照片也是学校照片档案的重要收集内容，各单位应有专人负责收集、整理、并定期向档案馆移交。

　　新闻中心，是我校产生录音、录像等声像资料的主要部门，也是档案馆声像档案分室。新闻中心每年需向档案馆送交一份分室保管的声像档案目录，以供档案馆了解馆藏，便于提供利用。历届毕业生合影照由各学院毕业生辅导员归档。学校鼓励个人保存的反映学校原貌和发展的珍贵声像历史资料移交档案馆保存。

　　第六条

　　学校照片档案归档范围如下：

　　（一）名人类：包括学校历届校长、书记、博士生导师、著名教授以及在国内外具有一定影响的知名人士的照片。收集和制作办法：1、标准照片一张；2、工作照片一至二张（根据各自工作的性质和特点，选择最具有代表性的照片）；3、能反映其一生不同年代的具有代表性的照片，张数不限。如，从学生时代到从事教学、科研、党政管理工作、参加具有一定影响的学术会议以及其它重要会议的照片；4、家庭生活照片。

　　（二）中央、省、市领导同志来校视察、检查和指导工作。其间召开的会议只需收集会标并含主席台的照片（或场面），领导同志讲话的照片（如果到会的有若干位中央、省、市领导，应每人拍摄一张），台下场面拍摄一张（应能反映会场气氛）。

　　（三）学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教代会、职代会、校庆庆祝会、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日庆祝活动以及传达全国性重要会议的照片（照片只需拍摄会标与主席台一张，校领导讲话一张，代表们讲话一张，先进集体和个人照片一张等）。

　　（四）由学校主办、承办的各种重要的教学、科研会议以及各项活动，本校主持召开的全国性、国际性的各种学术会议的照片（根据各项活动和各种会议的性质，选择一些有价值的照片）。

　　（五）各种外事活动的照片。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动的照片；学校领导出国访问、参观、讲学、交流的照片（对国际知名的有影响的学术权威荣获大奖的外国学者以及外国国家领导人等原则上数量不限。而对其事件，收集和制作的数量，应控制在十张以内）。

　　（六）具有一定影响的大学生、硕士生、博士生论文答辩会，学生的社会实践活动，先进事迹，奖学金发放仪式，新生开学典礼，毕业生毕业典礼,历届毕业生班级合影留念等照片（论文答辩会应拍摄导师、论文答辩者以及答辩委员会成员照片,数量控制在三至四张。其它活动应根据不同情况收集和制作一些主要场面的照片，数量在五张以内）。

　　（七）民主党派和校友会重要活动的照片（收集和制作会标与主席台、领导人讲话、代表们发言的照片及校友会成员合影，数量应控制在五张以内）。

　　（八）学校各种展览、陈列的照片（每一块板面拍摄一张照片）。

　　（九）反映学校不同历史时期，变化发展的校园风光典型建筑物的照片（每一座教学楼、办公楼招标会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至峻工验收）。

　　（十）反映学校过去不同历史时期的教学、科研、外事情况的照片、录像、录音。主要指收集过去的照片、录像、录音，数量不限，但必须能反映主要内容。

　　（十一）实物照片（指移交档案馆的各类实物照片。如奖状、奖品、证章、证书、题词、字画等）。

　　第七条

　　学校其他载体声像档案归档范围参照以上照片档案归档范围。

　　三、声像档案的立卷、归档与组卷

　　第八条

　　档案馆有责任检查和指导各单位的声像档案的形成、收集、整理、归档工作。各形成部门必须接受档案馆的监督，检查和指导。

　　第九条

　　归档声像资料的质量要求：

　　（一）归档的声像资料必须是原版、原件，不能进行技术修改；

　　（二）数码照片的采集使用JPEG、TIFF格式。数码照片的归档保存选用光盘作为载体；

　　（三）用视频设备获得的动态图像文件如刻录在光盘上，应将其压缩算法和软件一并归档；

　　（四）用音频设备获得的文件，应将其属性标识和相关软件一并归档；

　　（五）归档的声像档案应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确；

　　（六）声像档案题名的拟写要包括如下要素：人物、人物身份、时间、地点、事件。文字说明应简洁，一般填写除题名以外应说明的声像资料内容主题等情况；

　　（七）归档照片规格：毕业班合影照片，规格为7×5寸；毕业年级合影照片，规格为10×6寸；其它照片规格为4×6寸。

　　第十条

　　（一）照片档案一般按专题、内容组卷，人物照片按人头组卷，毕业生照片按学院组卷。

　　（二）录像带、录音带、电影胶片等原则上一盒（卷）为一卷。

　　第十一条

　　归档时间：毕业生合影照在毕业生离校前归档，其它声像档案在拍摄完成后的次年5月底前归档。归档时，由移交单位填写移交目录，一式两份，交接双方各执一份备查。

　　四、声像档案的管理和利用

　　第十二条档案馆从事声像档案管理的工作人员，应将自己形成的以及各单位归档的声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。

　　第十三条档案馆应了解学校党政管理、教学、科研、外事等活动对声像档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。

　　第十四条做好声像档案的保护。声像档案的载体与其它档案载体不同，在管理上，应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并做到防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等。

　　第十五条学校各单位、教职工因工作需要查阅声像档案，应持本单位的介绍信和个人有效身份证件，方可查阅（查阅本人的声像档案只需出示本人证件）。查阅必须办理登记手续。声像档案一般不提供外借使用，查阅声像档案人员应保持声像档案的完整、整洁、清晰。对损坏者依据《中华人民共和国档案法》进行处罚，并追究其责任。

　　第十六条校外单位查阅声像档案，必须持有正式介绍信和查阅人有效身份证件，经宣传部负责人和档案馆负责人同意后，按上级有偿服务规定支付利用费，方可查阅。

　　第十七条档案馆应定期检查声像档案，对破损的声像档案，应及时修复和复制，保证声像档案的完好。

　　第十八条对声像档案的鉴定和销毁，应持慎重态度，原则上不能销毁。